KPI’er styrker HR og rekrutteringen

En KPI (key performance indicator) er en målbar indikator, HR bruger til at måle og forbedre rekrutteringen — og til at synliggøre den værdi, HR tilfører forretningen. Den vigtigste rekrutterings-KPI er Quality of Hire, som måler værdien af en nyansættelse, og som sættes sammen af KPI'er som retention rate, turnover, hiring manager satisfaction, employee engagement og job performance. Nedenfor får du de vigtigste HR-KPI'er, hvad de måler, og hvordan du beregner dem.

Marketing og salg gør det allerede: de arbejder ud fra KPI'er og måler på bestemte aktiviteter. Sådan er det ikke for de fleste danske HR-afdelinger — selvom det burde være det. Ligesom andre dele af forretningen bør også HR måle sit arbejde. Gennem KPI'er kan I understrege den værdi, HR tilfører, og sikre, at rekruttering understøtter forretningen bedst muligt, og at ressourcerne bruges, hvor de giver mest værdi.

Der findes en lang række KPI'er, men der er forskel på, hvad HR skal måle, og hvad fx salg fokuserer på. Det er derfor centralt, at de KPI'er, I bruger, anvendes på den rigtige måde og i den rigtige kontekst, så de skaber motivation, trivsel og synliggør jeres resultater. Struktureret og datadrevet rekruttering er en direkte investering i medarbejderne — og dermed forretningen.

Hvad er en KPI?

KPI står for "key performance indicator". KPI'er hjælper med at vurdere, hvor effektive virksomheder er til at opnå deres målsætninger. Den vigtigste egenskab ved en KPI er, at den skal kunne måles.

KPI'er er data, du kan blive klogere af. De synliggør, hvor der er plads til forbedring og udvikling. Det kan fx være interessant at vide, hvor lang tid I er om at rekruttere, om den nye medarbejder er et godt match, eller hvad det koster at rekruttere. Alt dette kan KPI'er hjælpe dig med, så I kan justere de rigtige steder.

Hvad skal HR bruge KPI'er til?

Uanset om du arbejder i en HR-afdeling, der selv står for rekrutteringen, eller yder rekruttering som ydelse til kunder, har du brug for at kunne måle resultaterne af din indsats. Med KPI'er får I tallene på bordet og gør arbejdet konkret — data omsættes til reel viden.

Konkrete tal er gode at fremvise til din leder, hvis du fx vil understøtte, at I ikke når i mål med det nuværende budget, eller at ekstra ressourcer har hjulpet jer med at opnå vigtige resultater. Måling gennem rekrutteringsprocessen giver et konkret billede af, hvad der virker, og hvad der ikke gør. Dermed kan I bedre kvalificere, effektivisere og optimere rekrutteringen — med det formål at ansætte den rette kandidat. Sådan kan HR vise sin værdi i tal, som alle kan forholde sig til. KPI'er kan også med fordel bruges til at præsentere nye rekrutteringsmetoder som en konkret, målbar business case.

Det er, når vi arbejder datadrevet med rekruttering, at vi kan måle på vores arbejde og skrue op og ned for bestemte elementer for at forbedre processen. Læs mere om at arbejde datadrevet med rekruttering.

Værdien af en nyansat

Det er dyrt at ansætte den forkerte — men du kan undgå de dyre fejlrekrutteringer. Se, hvad en fejlrekruttering typisk koster. Ved at måle på rekrutteringen og holde den op mod relevante KPI'er kan du forbedre processen og sikre, at du ansætter den rette med den bedste brug af ressourcerne. Ansætter du den rette kandidat, giver det et positivt afkast i form af højere performance. Det er en god forretning at arbejde kvalificeret med rekruttering.

Quality of Hire (QoH) — den vigtigste rekrutterings-KPI

Quality of Hire (QoH) er den vigtigste rekrutterings-KPI. Den måler den værdi, en nyansat giver til organisationen. 40 % af de større, globale virksomheder prioriterer Quality of Hire som KPI.

Quality of Hire er både et evalueringsværktøj og en indikator: du måler før og efter ansættelsen. Kan du måle den og vise, hvor mange af jeres nyansættelser der bliver top performers, kan du tydeligt vise HR's økonomiske og strategiske værdi.

Sådan beregner du Quality of Hire 

Quality of Hire beregnes som gennemsnittet af de indikatorer, I selv definerer som "kvalitet":

QoH = (Indikator 1 % + Indikator 2 % + …) / antal indikatorer

Når du har udregnet QoH for flere medarbejdere, kan du se på jeres samlede rekrutteringssucces med:

QoH-index = (QoH-gennemsnit + New Hire Retention) % / 2

Fordele: viser HR's værdi, solid KPI bygget på flere metrikker, konkret, og I definerer selv, hvad kvalitet betyder for jer. Ulemper: kræver meget data over længere tid, der er ikke én fast formel, og den kan være svær at omsætte.

Quality of Hire er sammensat af andre KPI'er, der hver især indikerer kvalitet. De mest anvendte er retention rate, turnover, hiring manager satisfaction, employee engagement og job performance. Dem uddyber vi herunder.

Retention Rate (New Hire Retention Rate)

Retention Rate måler, hvor længe de nyansatte bliver, og giver dermed en indikation af, om der er et godt match mellem medarbejder, opgaver og virksomhed — altså data på fastholdelse og loyalitet. Vær opmærksom på, at der kan være forskellige årsager til, at en kandidat stopper; en lav retention behøver ikke betyde lav Quality of Hire, men kan pege på udfordringer i ledelsen, arbejdsforholdene eller onboardingen.

New Hire Turnover Rate

New Hire Turnover Rate måler, hvor mange nyansatte der stopper, inden de er onboardet — fx inden for et halvt år. Det er altså det modsatte af Retention Rate og handler om, hvor tilfredse de nye medarbejdere er. En effektiv og individualiseret onboarding kan hindre en høj turnover. Du kan følge tilfredsheden med opfølgningsinterviews eller surveys efter 3, 6 og 12 måneder.

Hiring Manager Satisfaction

Hiring Manager Satisfaction måler lederens perspektiv på den nye medarbejder — oftest på en skala fra 1-10. Du kan fx spørge lederen: I hvor høj grad lever medarbejderen op til forventningerne? Passer medarbejderen ind i teamet? Hvor tilfreds er lederen med den samlede rekrutteringsproces?

Employee Engagement

Employee Engagement måler, hvor engageret den nye medarbejder selv synes, han eller hun er. Generelle retningslinjer (der også gælder andre KPI'er): indsaml data gennem surveys, stil de samme spørgsmål, kør det automatisk, så du får data fra hver proces, og find konkrete data, fx salgstal.

Job Performance

Job Performance kan du måle direkte ved at spørge medarbejderens leder, hvor godt den nye medarbejder performer.

Candidate Experience 

Candidate Experience måler kandidaternes oplevelse af selve rekrutteringsprocessen. En god kandidatoplevelse styrker jeres employer brand og øger sandsynligheden for, at de bedste kandidater takker ja.

Joboffer Acceptance Rate 

Joboffer Acceptance Rate måler, hvor mange af jeres jobtilbud der bliver accepteret. En lav rate kan pege på fx lønniveau, proceslængde eller employer brand.

Time to Fill

Time to Fill måler, hvor lang tid hele din rekrutteringsproces tager — antal dage fra jobåbning til underskrift. Det er en konkret KPI uden komplicerede beregninger; data henter du fra dit rekrutteringssystem, og den hjælper dig med at finde flaskehalse og optimere ineffektive elementer.

Time to Hire

Time to Hire ligger tæt op ad Time to Fill og måler, hvor lang tid det tager at ansætte en kandidat — fra du spotter kandidaten (via sourcing eller ansøgning), til vedkommende accepterer tilbuddet. Den giver indblik i, hvor hurtigt du opdager den rette kandidat, og hvor hurtigt du rykker.

Source of Hire

Source of Hire måler, hvor du får dine kandidater fra, og giver hurtigt viden om, hvilken metode der virker bedst — nyttig, når du vil finde effekten af din rekrutteringsstrategi.

Qualified Candidates per Hire

Qualified Candidates per Hire måler, hvor mange kvalificerede kandidater der kommer igennem første step i jeres proces. Det gør jer klogere på, hvor effektive jeres sourcing- og annonceringsstrategier er, og hvor stærkt jeres employer brand er.

Cost per Hire

Cost per Hire måler, hvad det gennemsnitligt koster jer, hver gang I ansætter. Den er relevant for rekrutteringsbudgettet, og data kan indsamles manuelt eller via et ERP-system. Måler I, hvor mange penge I bruger på at tiltrække kandidater, kan I bedre se, hvor effektiv jeres talent acquisition-strategi og employer brand er.

Databaseret input gør dine kvalitets-KPI'er stærkere 

Quality of Hire og Job Performance afhænger af, hvor godt I vurderer kandidaterne, før I ansætter. Et validt datagrundlag fra en personlighedstest eller en kognitiv test giver et stærkere udgangspunkt for netop disse KPI'er — og testresultaterne ligger samlet i Master People Platform, hvor I kan bruge dem gennem hele forløbet.

Bemærk: Master er ikke et KPI-dashboard eller HR-analysesystem. KPI-data som time to fill og cost per hire indsamler I typisk fra jeres rekrutteringssystem/ATS og surveys. Masters bidrag er det validerede assessment-datagrundlag, der styrker kvalitets-KPI'erne.

Hvad er næste skridt for HR?

Du har nu fået indsigt i de vigtigste KPI'er til at måle Quality of Hire. Det er afgørende, at du indsamler de rigtige data før og efter ansættelsen, og at HR og ledere er enige om værdien i at måle. Herefter skal hele rekrutteringsprocessen strømlines — jo bedre forarbejde, desto højere Quality of Hire.

Tag et ekstra kig på exit-interviews, den databaserede foranalyse, ansættelsesinterviews og onboarding. Det giver dig en skarpere kravprofil, så du kan minimere dyre fejlrekrutteringer.

Hent beregningerne til at måle HR-KPI'er

Vi har samlet alle de vigtigste KPI'er — dem, du har mødt her i artiklen — i et overskueligt dokument med definitioner og beregninger, så I kan komme i gang med at optimere jeres rekruttering.

Med oversigten kan du:

• Få styr på relevante KPI'er for HR
• Sætte målsætninger for arbejdet
• Synliggøre værdien af HR

Download oversigten

Hvordan sikrer du en succesfuld rekrutteringsproces, der skaber resultater? Mål på din rekruttering med KPIer og få viden om, hvor du kan optimere.

• Få styr på relevante KPIer for HR
• Sæt målsætninger for arbejdet
• Synliggør værdien af HR

Hent oversigten

Ofte stillede spørgsmål om KPI'er til rekruttering

Hvilke KPI'er bør HR måle på i rekruttering? Den vigtigste er Quality of Hire, som måler værdien af en nyansættelse. Den sættes sammen af KPI'er som retention rate, new hire turnover, hiring manager satisfaction, employee engagement og job performance. Dertil kommer proces-KPI'er som time to fill, time to hire, source of hire, cost per hire og qualified candidates per hire.

Hvad er Quality of Hire, og hvordan beregner man den? Quality of Hire måler den værdi, en nyansat tilfører organisationen. Den beregnes som gennemsnittet af de indikatorer, I selv definerer som kvalitet: QoH = (indikator 1 % + indikator 2 % + …) / antal indikatorer. På tværs af flere ansættelser kan I bruge et QoH-index = (QoH-gennemsnit + new hire retention) % / 2.

Hvordan måler man fastholdelse og engagement hos nye medarbejdere? Fastholdelse måles med Retention Rate (hvor længe nyansatte bliver) og New Hire Turnover Rate (hvor mange der stopper tidligt). Engagement måles typisk med Employee Engagement-surveys, hvor I stiller de samme spørgsmål efter fx 3, 6 og 12 måneder.

Findes der software til at spore HR-KPI'er? KPI-data indsamles typisk fra jeres rekrutteringssystem/ATS og surveys. Master er ikke et KPI-dashboard, men Master People Platform leverer det validerede assessment-datagrundlag (personlighed, kognitivt niveau), der styrker kvalitets-KPI'er som Quality of Hire og Job Performance.

Hvad er forskellen på Time to Fill og Time to Hire? Time to Fill måler hele processen fra jobåbning til underskrift. Time to Hire måler tiden fra du spotter en konkret kandidat, til vedkommende accepterer tilbuddet. Mange bruger dem ens, men Time to Hire siger mere om, hvor effektivt du agerer, når den rette kandidat er fundet.