Brug exit-interview som værdifuld datakilde
Det er aldrig gode nyheder for en virksomhed, når en medarbejder siger op. Det er dyrt og tidskrævende at rekruttere og oplære en ny medarbejder. Derudover går der næsten altid viden tabt, når en medarbejder fratræder sin stilling. Brug derfor exit-interviews som en værdifuld datakilde til at sikre viden og til at få indsigt i virksomheden, set fra medarbejderens perspektiv.
Et exit-interview er en unik mulighed for virksomheden for at få viden om, hvad der fungerer, og hvad der fungerer knapt så godt fra medarbejderens perspektiv. Fratrædende medarbejdere er ofte mere åbne og reflekterede og vil gerne fortælle meget om virksomheden fra deres perspektiv.
Dette er værdifuld viden, som virksomheden kan bruge til at forbedre sig fremadrettet. Et exit-interview er derfor en rigtig god kilde til data, som virksomheden kan bruge strategisk til deres fordel.
Det er altså data, du ikke skal undervurdere. Men du skal være opmærksom på datakvaliteten i forhold til validitet og reliabilitet, da den viden, du får fra den fratrædende medarbejder, er subjektive informationer.
Et exit-interview er ligeledes en god måde at bevare et godt forhold til tidligere medarbejdere. At få afsluttet et medarbejderforhold ordentligt giver jer som virksomhed en god brand-ambassadør. For tidligere medarbejdere, der taler positivt om jer, er guld værd for jeres brand og kan have stor indflydelse fremadrettet.
I denne artikel kommer vi ind på følgende emner:
Bliv klogere på, hvordan du rekrutterer med data.
Hvad er et exit-interview?
Et exit-interview er en samtale med en medarbejder, der forlader virksomheden. Det giver en god afslutning på ansættelsesforholdet og kan give virksomheden brugbar viden, især i forhold til kommende rekrutteringer til samme stilling eller team.
Exit-interviews er typisk en del af den databaserede foranalyse, et forarbejde, du laver forud for selve rekrutteringen, og en vigtig del af rekrutteringsprocessen. Et grundigt forarbejde er grundstenen for en god proces, hvor du gennem data forhøjer chancen for at finde den rette kandidat til jobbet.
Et exit-interview er et (struktureret) interview, der typisk afholdes mellem virksomhedens HR og den fratrædende medarbejder.
Målet med exit-interviewet er at stille spørgsmål, der kan hjælpe virksomheden med at forbedre sig, fx i forbindelse med arbejdsopgaver, medarbejdertilfredshed, kultur, teamstruktur, måden at gøre forretning på eller lederens performance.
Hvordan skal man holde et exit-interview?
I forbindelse med et exit-interview er der er tale om subjektive data, da data stammer fra den fratrædende medarbejder. Men på trods af subjektivitet er det unik og dyrebar data feedback.
Vælger du at afholde et personligt interview, altså face-to-face, er det en speciel situation for begge parter, der især kræver integritet fra dig som interviewer.
Det er vigtigt at exit-interviewet bygger på tillid. Du skal derfor gøre op med dig selvom du vælger kun at spørge dem, der fratræder frivillig eller også dem, der bliver opsagt. Der er vigtige overvejelser for og imod, som grundigt skal overvejes.
Vælger du også at afholde exit-interview med dem, der bliver opsagt, er der selvfølgelige vigtige hensyn at tage. Det gælder fx i forhold til, hvornår interviewet afholdes (er det kort efter opsigelsen?), hvordan (afholdes det online, telefonisk eller fysisk på arbejdspladsen?) og medarbejderens følelsesmæssige tilstand.
Det er en god idé at starte med kun at lave exit-interviews med medarbejdere, der fratræder efter eget valg. Det vil give dig den træning, der skal til, for at tage de svære interviews med opsagte medarbejdere, som netop kræver mere af dig som interviewer.
Hvad indeholder et exit-interview?
Hvad er vigtigt at spørge om, så I kan bruge exit-interviewet som en værdifuld datakilde?
Der er tre områder, som altid er gode at få afdækket:
- Hvorfor stopper medarbejderen, og hvordan opfatter medarbejderen generelt virksomheden?
- Hvordan bliver teamet og lederen opfattet?
- Få så mange detaljer om jobbet som muligt for at kunne skrive en fyldestgørende kravprofil til en kommende rekruttering til samme stilling.
De generelle spørgsmål
Først og fremmest er det altid en god idé at finde ud af, hvorfor medarbejderen forlader virksomheden. Her får du allerede dine første vigtige data. Er det lønnen eller teamet, der ikke fungerer, eller er medarbejderen ikke udfordret nok?
Du kan også spørge medarbejderen, om virksomheden levede op til medarbejderens forventninger i forhold til jobbet og karrieremuligheder.
Kollegaer og nærmeste leder
Når du spørger ind til teamet, kan du få data på, hvor styrker og svagheder findes. Er der flere i virksomheden, der søger væk fra samme team, er exit-interviewet en enestående mulighed for at undersøge hvorfor. Herefter har du mulighed for at løse eventuelle problemer ved fx at lave en teamanalyse.
Spørgsmål om den nærmeste leder kan være et følsomt emne. Her er det vigtigt, at du forsøger at skabe et fortroligt rum, så medarbejderen føler sig tryg ved at svare. Ofte er det nemlig vigtige ting, der kommer frem under dette punkt, som er værdifulde for virksomheden fremadrettet.
Forsøg derfor at stille spørgsmålene, så medarbejderen ikke føler, at nogen bliver udleveret, men at medarbejderens perspektiv respekteres, og medarbejderen bliver taget alvorligt.
Jobbet og kravprofilen
Spørgsmålene om jobbet er et vigtigt punkt, særligt hvis der skal ansættes en ny medarbejder. Ingen kender jobbet lige så godt som den, der fratræder. Få derfor så mange oplysninger som muligt fra den fratrædende medarbejder.
Disse data bruger du fremadrettet, så I undgår at annoncere med forkert indhold, men får det stærkeste felt at kandidater.
Læs, hvordan du bruger test i foranalysen, når du skal lave en kravprofil.
Kravprofilen afspejler jeres ideelle kandidatprofil. Det er en kombination af en jobprofil og en personlighedsprofil. Af kravprofilen skal man kunne se, hvilken medarbejder, både fagligt og personligt, I leder efter.
Kravprofilen baseres blandt andet på exit-interviewet og de informationer, den fratrædende medarbejder giver jer om jobbet.
Gå i dybden med kravprofil i denne artikel.
Template til exit-interview: Kom godt i gang
Der er flere metoder, du kan bruge til dit exit-interview. Online surveys og personlige interviews er de mest anvendte.
Har du brug for nogle grundlæggende spørgsmål at læne dig op ad, når du udfører et exit-interview? Hos Master Danmark har vi udviklet en template med over 50 spørgsmål, som du kan bruge i dit exit-interview.
Hent vores gratis template
Få input til, hvordan du får mest muligt ud af exit-interviews
Med templaten i hånden får du input til, hvordan du griber processen an og sikrer valide og brugbare data, som du kan bruge i din videre rekruttering.
Sådan bruger du templaten til exit-interviews
Du kan bruge templaten som inspiration til at strukturere og udforme dit eget exit-interview. Tilpas den din virksomhed, dine medarbejdere og jeres metoder for at få det optimale exit-interview, der giver jer mest værdifuld data i sidste ende.
Vores template er ikke en traditionel template, men et hjælpeværktøj der skal give dig input til metode og spørgsmål. Med den i hånden kan du gøre din rekruttering mere datadrevet og måle på effekten af dine exit-interviews.
Vi har bygget templaten således op, at du selv kan vælge den metode, der passer til din virksomhed. Med metode mener vi, om du vil lave personlige interviews eller om interviewet skal foregå som survey on- eller offline. Det er derfor, der er svarmuligheder til nogle af spørgsmålene, da det giver mulighed for kvantitative data. Heraf følger, at det bliver en kombination af lukkede og åbne spørgsmål.
Vær opmærksom på, at exit-interviewet ikke bliver for langt. Find ud af, hvilke spørgsmål, der giver mest mening for jeres virksomhed og i forhold til det job, der forlades og muligvis skal genbesættes.
Vælg derfor kun omkring 15 spørgsmål til en online survey og omkring 10 spørgsmål til det personlige interview. Husk, at du ikke får bedre data ved at stille mange spørgsmål, men værdien øges, når du stiller de rette spørgsmål.
Det er vigtigt, at du strukturerer processen, så du kan kvantificere data bagefter og reelt få værdi ud af exit-interviewet. Det vigtigste i forhold til at arbejde med data er nemlig, at du gør det struktureret og dermed stiller alle spørgsmål på den samme måde og på de samme vilkår. Kun på den måde får du valide data.