Rekrutteringsprocessen er forældet i flere brancher

De fleste danske virksomheder står med en kæmpe rekrutteringsudfordring. De bruger store summer, men de kan ikke til trække de rigtige, og de fejlrekrutterer. Hvorfor? Fordi de lader pilen pege på dem selv. Og de er for tro mod den proces, vi i HR har kørt i årtier. Det er tid til at gentænke.

For kan vi rekruttere på en uge? Gøre møderne digitale? Droppe annoncer og lade en spændende faglig case være det, der tiltrækker? Ansætte flere ad gangen og først vælge, når I har set hinanden an? Tør vi give kandidaterne stafetten og give dem viden om teamets profiler, så de også er klædt på til at vælge? Tør vi i det hele taget for alvor flytte fokus til kandidaterne og deres oplevelse? Kan vi kort sagt se bort fra alt det, vi gør i dag – og i stedet genopfinde processen ud fra enkle men konkrete behov? Mit svar? Ja, vi kan. Og ja, vi skal.

Jeg har sammen med IT-udviklingsbureauet Kraftvaerk taget mig den frihed at stille spørgsmål ved rekrutteringsprocessen, som vi kender den. Skrallet ”sådan plejer vi” væk og startet ved behovet. Og så foreslået en ny proces.

Så det er det, du får her. Vores ideer til at gøre det helt anderledes. Vi kan ikke love dig en videnskabelig tilgang. Ikke endnu i hvert fald. Men det er co-creation fra mennesker, der ved, hvordan rekrutteringen ser ud i dag. Og som har mod på at udfordre det kendte. For at forbedre HR som fag.

Knæk koden til rekruttering

I kraftvaerk står de med den udfordring mange andre virksomheder også gør; de har svært ved at finde nye dygtige og relevante kollegaer hurtigt. Så Thomas Peter Møllnitz, COO i Kraftvaerk, og jeg blev hurtigt enige om, at vi sammen skulle udfordre det kendte. Innovere det ellers afprøvede rekrutteringsland og se, om vi kunne knække koden til, hvordan de rekrutterer de rigtige.

Grundholdningen hos os begge er nemlig, at det er guld værd at arbejde på tværs af fagligheder. Og af et ærligt hjerte at være nysgerrig på, hvordan andre arbejder, udvikler og tænker. Og på samme måde lade andre kigge undersøgende på os selv. Det er vigtigt. Der er noget meget berigende i at lade andre fagligheder kigge dig dybt i øjnene og høre, hvad de ser. Hvad de oplever som naturligt, oplagt og helt ulogisk. For synes de, det er total gammeldags eller helt genialt?

Det gør os bedre til at træffe beslutninger i HR. Jeg vil gerne være med til at sikre, at HR stadig har sin berettigelse i fremtiden. At vi bliver ved med at udvikle os, så vi matcher den virkelighed, vi arbejder og lever i. Det kræver at HR gentænker måden vi skaber værdi på. Afprøver nye ideer. Og her har vi brug for andres øjne.

Tiltræk talent hurtigt

Det var derfor med store forventninger, at vi satte os rundt om bordet hos Kraftwaerk. På dagen havde jeg fornøjelsen af COO Thomas Peter Møllnitz, Senior Manager Kim Bæk Hansen og Seniorkonsulent Róbert Jónsson.

Jeg startede med at præsentere rekrutteringsprocessen, som vi kender den set fra HR’s side. Så kom Thomas, Kim og Róbert på banen med deres faglige briller og udfordrede og undersøgte, hvorfor vi i HR rekrutterer, som vi gør. For de kunne se andre muligheder. Og havde andre behov.

Med afsæt i deres egen hverdag vidste de i Kraftvaerk godt, hvad deres primære udfordringer var. Det er svært at tiltrække hurtigt, og der er for mange fejlrekrutteringer.

Fokuser på roller og teamdynamik - og gør det på en uge

Hos Kraftvaerk oplever de, at det tager for lang tid at rekruttere. Både for dem og for kandidaterne. De bedste når at smutte. Det skal kunne gøres på en uge. Dét er et krav. Samtidig mangler de fokus på roller og teamdynamik i rekrutteringen. For hvad gør kandidaten ved det team, han eller hun træder ind i?

Og så er der behov for længere tid sammen med kandidaterne for at kunne vælge rigtigt. Deres drømmescenarie er, at de kan hive kandidaterne ind i fx et par dage. For at arbejde sammen med dem. Og se, hvordan de reelt arbejder og passer ind. Som de siger, satser de i dag hele butikken på en enkelt. Samtidig er det meget vigtigt, at det er en ligeværdig og attraktiv proces. Kandidaterne skal have noget ud af det.

Vi kom vi frem til en fleksibel model, hvor vi opbygger en mere agil screeningsproces. Forestil dig moduler, du kan rykke rundt. Fokus er at finde ud af, om fagligheden er i orden, og om der et match mellem teamdynamik og kandidatdynamik. Og så give tid til og ressourcer til at ansætte ikke én men flere i en kortere periode.

Vores tanke er, at vi skal screene på:

• kandidatens faglighed
• hvordan kandidaten arbejder (roller/kultur)
• hvad kandidaten gør ved det team, hun træder ind i (roller/kultur)
• og hvad kandidaten motiveret af.

Og der er ikke én proces. Du sætter modulerne sammen alt efter, hvilken profil I leder efter. Nogle moduler skal dog være obligatoriske. Kandidaten kommer fx altid igennem en personlighedstest. De gør det bare på forskellige måder og forskellige steder i processen.

Måske er det fx kanalen, der afgør, hvordan vi tilgår kandidaterne? Afhængig af, hvilken profil vi søger efter, går vi proaktivt ud på relevante digitale kanaler, hvor vores kommende kollegaer søger information og inspiration Og med en specialist, hvor faglighed vægter højt, vælger vi fx modul A, C, E og J. Med leder er det D, G og J. Men grundlæggende måler vi altid på faglighed, roller og motivation.

Som du kan se, er der ikke gjort plads til screening af CV. Første step er nemlig, at vi gør op med CV og coverletter. Vi går ikke ud og beder kandidaterne om et langt skriv. Vi vil hellere screene på fagligheden med det samme og så hurtigt have de rigtige kandidater tættere på. Også af respekt for både deres og vores tid.

Så hvad er første kontaktpunkt?

Drop annoncen - tiltræk med faglig case

Først screener vi på fagligheden. Grundstammen. Vi forestiller os screeningen som en case. Som altså står i stedet for en annonce. Det er nu casen som tiltrækker. Fordi den rammer deres faglige nysgerrighed.

Og det er oplagt at screene af flere omgange. Først et lille indledende screen. Kandidaten får fx en mindre case, der kan løses på 5-10 min. Og som er interessant for kandidaten, så vi fanger dem. De skal få viden, blive stimuleret, teste sig selv af, blive udfordret etc. Og en 5 minutters faglig interessant case kan måske være det, der tænder gejsten hos de inaktive kandidater.

Hvis kandidaten løser casen godt i forhold til de kriterier, der er sat op, bliver de inviteret til en lidt mere omfattende case. På den måde screener vi hurtigt og effektivt. Og virksomheden får mulighed for at interagere med kandidaten. Her skal man vurdere, om det skal være autosvar eller personlige svar. Der er selvfølgelig klare fordele ved automatiserede svar. Også fordi hurtig tilbagemelding til kandidaterne er alfa omega. Men uanset er det vigtigt, at det er ligeværdig kommunikation.

Multiple choice eller sit in case?

En anden ting, vi ikke må gå på kompromis med, er spot on kernefaglighed i casen. Derfor lægger vi vægt på, at det er en af de kommende nærmeste kolleger, der laver casen.

Til IT-specialister kan det fx være online multiple choice. Den afdækker deres erfaring, logiske ræsonnement og paratviden. Vi kunne også finde på at invitere dem ind en times tid en aften og bede dem om at løse en case. Enten i samarbejde eller alene.

Til senioren kunne casen være bygget op omkring en af forretningens strategiske udfordringer. Hvordan vil de løse det? Jo mere senior du rekrutterer efter, jo mere dybdegående en case. Her er det oplagt at teste med fx PeerPilot, altså en online rekrutteringsplatform, hvor vi kan screene kandidaterne. De bliver stillet en case, de skal samarbejde om, anonymt og online. Det gør det nemt og tilgængeligt for kandidaterne.

Essensen er, at case og proces bliver skabt, så den matcher profilen. Tidsforbruget kan være alt lige fra 10 min. og halvanden dag. Det afhænger igen fuldstændig af profilen.

Giv stafetten til kandidaterne og fortæl om egne profiler

Nu kommer vi til screeningen af det, Kraftvaerk efterlyser mest, nemlig hvordan kandidaten arbejder, og hvad han eller hun gør ved det team, de træder ind i. Roller og kultur. Kan de fungere i forhold til de mennesker, de skal arbejde sammen med? Dem der allerede er der.

Her er der flere moduler, vi kan operere med. Fx kunne vi præsentere kandidaten for teamprofiler. I dialogen efter de faglige cases, spørger vi, om kandidaten vil lære os mere at kende. Han får vist en eller flere profiler på de kolleger, han kan komme til at arbejde sammen med. Vi giver noget af os selv og giver ham viden til at vurdere et match.

Et andet modul kan være billedcollager. Inviter kandidaten indenfor ved at vise teamets egne udvalgte billeder. Noget der betyder meget for dem. I retur beder vi kandidaten om at vælge 4 billeder, der tegner hendes liv. Er hun fjollet eller seriøs, og hvad betyder noget for hende?

På med 3D-brillerne og lad kandidaten indsnuse kaffeduften

Det kunne også være en 3D-oplevelse, hvor kandidaten får lov til at opleve et møde i det konkrete team. Hvordan er kollegerne klædt, hvor tæt sidder de, hvor god er kaffemaskinen? Alle de små ting man ellers først oplever, når man starter. Men som er vigtige. Det vil gøre det nemmere for kandidaten at afkode virksomheden som arbejdsplads.

Thomas, Kim og Róbert er efterspørger hele vejen igennem mere fokus på, hvad kandidaten har brug for. Og mindre på, hvad arbejdsgiver har brug for.

Et andet modul kunne være et chatforum. Virksomheden starter med at stille et spørgsmål. Igen skal det ske umiddelbart efter casen, så vi holder momentum. Det skal skærpe motivationen hos kandidaten. Hvis han svarer, får han mere viden. Enten kan kandidaten stille et modspørgsmål, eller han kan få adgang til en eller flere videoer fra virksomheden. Videoen præsenterer det konkrete team, arbejdsform, kollegaer og kulturen. Det er ikke et glansbillede men så ægte et billede som muligt. Det væsentlige er at finde ud af, om der er et kulturelt match.

Stop-spørgsmål og obligatorisk test

På forhånd skal virksomheden opsætte kriterier fx med afsæt i high performers, så man ved, hvilke kandidater man går efter. På baggrund af kriterier kan man lave ”stopspørgsmål” undervejs. Dvs. spørgsmål, der viser, om kandidaten er et match. Hvis ikke, bliver processen afsluttet med det samme. Igen er det alfa omega at designe modulerne, så der er ligeværdighed og med respekt for kandidatens tid.

Nu er det tid til at teste kandidaterne og holde dem op i forhold til resten af teamet. På nuværende tidspunkt vil vi have langt færre kandidater og kun nogle, der matcher kriterier og kultur. En personlighedstest viser os potentialet for konflikter og fungerer som afslutning på screening af roller og kultur.

Fjern bias - gå digitalt og minimer fysiske møder

Næste skridt er screeningen i forhold til motivation. Hvorfor søger kandidaten jobbet? Hvorfor søger virksomheden? Igen kan en videopræsentation være et godt greb. Den personlige connection I får til et møde i dag, kan I også få med en video. Og her er det igen begge parter, der skal gøre en indsats.

Giv information og styr processen

Virksomheden skal med deres input præsentere det ærlige og upolerede. Vi kan ikke længere undgå det kritiske blik og research fra specielt de yngre generationer. Så vær ærlig om, hvordan virksomheden er. Og vær bevidst om, hvordan I ellers fremstiller jer selv på nettet. Hvis virksomheden formår at vise et ærligt billede og give information på forhånd, kan vi bedre styre det, kandidaten finder frem. For de vil researche selv fx på Glassdoor. Specielt hvis vi lader dem stå tomhændede og i tvivl. Så jo mere åbenhed, jo bedre.

Kandidaten skal samtidig fortælle om hans motivation. Men også om hverdagen, om kæreste, hus, fritid osv. Måske skal teamet se videoen og være med til at vælge. Hvem stemmer de på?

Jo mere digitalt vi går, jo mere kan vi minimere de fysiske møder. Det er mere tilgængeligt og kræver færre ressourcer. Og det er samtidig en måde at skære bias væk, så det ikke er de 3 første sekunder, der afgør det. Eller en enkelt leder.

Prøv hinanden af - ansæt flere ad gangen

Samtidig er et af de store ønsker fra Kraftwaerk, at der skal være mulighed for at ansætte flere i en kortere periode og så vælge. Der sker noget i mennesker, når de ved, at de skal vælge. Eller konkurrere. Det behøver ikke være en måned. Måske bare to dage eller en uge. Men der er brug for at se kandidaterne navigere på arbejdspladsen. Og se, hvordan de samarbejder med kernemedarbejdere og tætte kolleger.

Og hvordan reagerer de i forskellige situationer? Rykker de sig, lærer de hurtigt, attitude etc. Det er en måde at få valideret alle emner; faglighed, kultur, personlighed, teamdynamik. På samme måde giver det også kandidaterne en reel mulighed for at se virksomheden an. Det er en gensidig mulighed.

For at det skal fungere, skal det være en struktureret proces med reel mulighed for onboarding og møder undervejs, der fokuserer på de kriterier, kandidaterne skal matche. Opgaverne skal være relevante og afgrænset, så det er muligt at lykkes inden for kort tid.

Samtidig kan det også være, at det er for brutalt for virksomheden, for medarbejderne og for kandidaterne? Det kan være en svær mental ændring at skulle modtage og onboarde fire personer frem for en. I flere andre lande er det dog almindelig praksis, så vi kan nemt lade os inspirere. Hvis vi medtænker etik, jura, kandidatoplevelse, planlægning m.m. kan det sagtens lade sig gøre.

Det var nogle af vores tanker. Nu skal det ud at leve. Vi er allerede i gang med at afprøve det og samle erfaringer. Måske det også kan inspirere jer til at udfordre jeres kendte rekrutteringsproces? Lad mig også høre jeres erfaring og overvejelser.